Obchodný list by mal mať vždy určitý formát a štruktúru, aby sa zabezpečilo, že bude prijatý ako profesionálny a štandardný. Aj keď existuje veľa rôznych druhov obchodných listov, táto príručka vás prevedie podrobným príkladom najklasickejšieho formátu obchodných listov.
Prehľad obchodných listov
V obchodnej spoločnosti Spoločnosť je právnická osoba založená fyzickými osobami, akcionármi alebo akcionármi s cieľom pôsobiť za účelom zisku. Korporácie majú povolené uzatvárať zmluvy, žalovať a byť žalované, vlastniť majetok, poukazovať federálne a štátne dane a požičiavať si peniaze od finančných inštitúcií. , list je jednoducho akýkoľvek druh korešpondencie zasielaný medzi dvoma stranami. Môže sa týkať akejkoľvek témy a odosiela sa prostredníctvom mnohých spôsobov doručenia, ako je e-mail, bežná pošta a ručné doručenie.
Tón, ktorý v liste použijete, bude závisieť od toho, kto je publikum a aký je účel komunikácie. Medziľudské zručnosti Medziľudské zručnosti sú zručnosti potrebné na efektívnu komunikáciu, interakciu a prácu s jednotlivcami a skupinami. Tí, ktorí majú dobré medziľudské schopnosti, sú silnými verbálnymi a neverbálnymi komunikátormi a často sa považujú za „dobrých s ľuďmi“. je. Niekedy budete musieť byť formálnejší a inokedy sa hodí neformálnejší hlas.
Príklad uvedený nižšie je neutrálny hlas a mierna miera formality.
Štruktúra obchodného listu
Ďalej je uvedený príklad toho, ako je obchodný list usporiadaný a štruktúrovaný. Nebojte sa skopírovať a vložiť text do svojho vlastného e-mailu, dokumentu Word alebo Google a nezabudnite ho dôkladne prispôsobiť a skontrolovať.
[Meno odosielateľa]
[Názov spoločnosti odosielateľa]
[Ulica odosielateľa]
[Mesto, štát / provincia a PSČ odosielateľa]
[Telefónne číslo alebo e-mailová adresa odosielateľa]
[Dátum]
[Meno príjemcu]
[Názov spoločnosti príjemcu]
[Ulica príjemcu]
[Mesto, štát / provincia a PSČ príjemcu]
[Telefónne číslo alebo e-mailová adresa príjemcu]
[Predmet]
[Milé meno],
[Úvod - na tomto mieste vysvetľujete účel listu, napríklad dôvod, prečo ho píšete, čo chcete od neho dosiahnuť, a ďalšie dôležité informácie, ktoré chcete vopred uviesť.]
[Stredná časť - na tomto mieste rozpracujete a podrobnejšie vysvetlíte to, čo ste načrtli v prvom odseku. Môže existovať niekoľko ďalších odsekov, ako je tento, v závislosti od toho, ako dlho musí byť písmeno]
[Záver - na tomto mieste zhŕňate a sumarizujete veci. Tento odsek môže obsahovať výzvu na akciu alebo ďalšie kroky.]
[S pozdravom],
[Podpis]
[Meno odosielateľa]
Príklad úplného obchodného listu
Keď už poznáte formát obchodného listu, pozrime sa na príklad zabudovaných skutočných informácií.
John Bravo
ABC Education Inc.
Ulica 1234 - 123
New York, NY 01218
21. mája 2018
Sarah Geenie
Spoločnosť XYZ Inc.
Ulica 6789 - 789
New York, NY 04851
Re: Aktualizovaná fakturačná frekvencia
Vážená pani Geenie,
Píšem vám, aby sme vás informovali o našom novom cenovom modeli platnom od 1. februára 2019. Prvého februára prechádzame z ročného fakturačného cyklu na štvrťročný fakturačný cyklus a tento list obsahuje dôležité informácie, ktoré môžu mať vplyv na vašu organizáciu.
Po vykonaní rozsiahleho prieskumu a získaní spätnej väzby od našich zákazníkov sme zistili, že väčšina zákazníkov dôrazne uprednostňuje štvrťročný fakturačný cyklus pred ročným. Aby sme čo najlepšie vyhoveli vašim potrebám, rozhodli sme sa ponúknuť túto výhodu, ktorá začne platiť 1. februára 2019.
Týmto listom vás chceme len informovať o nadchádzajúcich zmenách a v tejto chvíli od vás nie sú potrebné žiadne okamžité kroky. Ďakujeme vám za ďalšie podnikanie.
S pozdravom
John Bravo
Stiahnite si šablónu formátu Business Letter
Zadajte svoje meno a e-mail do nižšie uvedeného formulára a stiahnite si šablónu zadarmo!
Ďalšie úvahy o formátovaní
Okrem vyššie uvedeného celkového formátu a štruktúry môžete nasledujúce informácie považovať aj za štandardné obchodné postupy.
Medzi bežné štandardy formátovania patria:
- Arial, Times New Roman alebo podobné štandardné písmo
- Veľkosť 11 alebo 12 bodov
- Veľké písmená v prípade vety
- Biele pozadie
- Papier veľkosti 5 ”x 11”
- Rozloženie na výšku
- 1 ”okraje
- Jednoduché, 1,5 alebo dvojité medzery
- Čierna farba písma
- Používanie firemného hlavičkového papiera
- Jednostranná alebo obojstranná tlač
- Obyčajné biele pozadie
Dodatočné zdroje
Ďakujeme, že ste si prečítali túto príručku o tom, ako používať správny formát obchodného listu. Finance je globálny poskytovateľ online vzdelávania a ponúka certifikáciu FMVA (Financial Modeling & Valuation Analyst) FMVA®. Pripojte sa k viac ako 350 600 študentom, ktorí pracujú pre spoločnosti ako Amazon, JP Morgan a Ferrari pre finančných analytikov.
Ak sa chcete ďalej vzdelávať a napredovať vo svojej kariére, budú vám užitočné tieto ďalšie zdroje:
- Šablóna rezignačného listu Rezignačný list Rezignačný list je oficiálny list, ktorý zamestnanec pošle svojmu zamestnávateľovi s oznámením, že v spoločnosti už nebude pracovať. Cieľom rezignácie je vytvoriť úradný záznam s oznámením, poskytnúť podrobnosti o poslednom dni zamestnanca, ďalších krokoch atď. Táto šablóna listu
- Šablóna pre pokračovanie Investičné bankovníctvo Šablóna pre pokračovanie Investičné bankovníctvo. Naučte sa, ako napísať životopis investičného bankovníctva (analytik alebo spolupracovník) s bezplatným sprievodcom a šablónou pre pokračovanie v Finance. Životopis IB je jedinečný. Je dôležité prispôsobiť svoj životopis priemyselným štandardom, aby nedošlo k jeho okamžitému odstráneniu
- Šablóna motivačného listu Použite túto šablónu motivačného listu na získanie rozhovoru! Sprievodný list môže vytvoriť alebo zlomiť žiadosť o zamestnanie, takže je nevyhnutné, aby bola žiadosť správne. Či už váš list číta HR alebo personálny manažér priamo, musíte zaškrtnúť niekoľko dôležitých políčok. Táto príručka poskytuje šablónu sprievodného listu zadarmo a vysvetlenie toho, čo potrebujete vedieť
- Sprievodcovia pohovormi Rozhovory Eso na váš ďalší pohovor! Vyskúšajte Sprievodcu pohovormi spoločnosti Finance s najbežnejšími otázkami a najlepšími odpoveďami na akúkoľvek pracovnú pozíciu v oblasti podnikových financií. Interview s otázkami a odpoveďami pre financie, účtovníctvo, investičné bankovníctvo, kapitálový prieskum, komerčné bankovníctvo, FP&A a ďalšie! Bezplatní sprievodcovia a prax ako eso na pohovore
